Una de las preguntas más habituales que se hacen empresarios, autónomos y responsables de pymes es: ¿durante cuánto tiempo es obligatorio conservar las facturas de empresas en España?. Puede parecer un detalle menor, pero no lo es: de la correcta conservación de la documentación depende evitar sanciones en una inspección, justificar gastos y, en definitiva, mantener la tranquilidad de que todo está en orden.
En España, la normativa obliga a guardar las facturas durante un periodo mínimo, pero no siempre es el mismo. Depende de si se trata de facturas de inversión o de gastos y ventas. Y, aunque la regla general es sencilla, conviene aclararla con ejemplos prácticos.
Cuando hablamos de inversiones nos referimos a bienes que tienen una vida útil superior a un año, como maquinaria, ordenadores, vehículos o incluso mobiliario de oficina.
Estas facturas deben guardarse durante todo el tiempo en que el bien se esté amortizando y, además, cuatro años más.
¿Por qué? Porque la Agencia Tributaria puede revisar la deducción practicada en cada ejercicio y necesita comprobar que la inversión fue real y justificada. Si el bien aún no está completamente amortizado, la factura sigue siendo relevante a efectos fiscales.
Ejemplo práctico: si compras un vehículo en 2025 y lo amortizas en 10 años, deberás conservar la factura hasta 2039 (10 años de amortización + 4 años extra).
Conservar las facturas de empresas en España que corresponden a gastos corrientes y ventas (alquiler, suministros, servicios, compras de material, etc.) tienen un plazo más corto. Deben conservarse cuatro años contados desde el 1 de julio del año siguiente al ejercicio en que se declararon.
Esto se debe al plazo de prescripción que marca la Ley General Tributaria, que establece que Hacienda puede revisar y exigir documentación durante ese periodo.
Ejemplo práctico: una factura de servicios recibida en marzo de 2025, incluida en la declaración de IVA y en el impuesto de sociedades de ese ejercicio, deberá conservarse hasta el 1 de julio de 2030.
Más allá de la obligación legal, conservar correctamente las facturas tiene beneficios claros:
Sí. Desde hace años la Agencia Tributaria admite facturas electrónicas siempre que se garantice su autenticidad e integridad. Puedes escanear facturas en papel y conservarlas digitalmente, pero asegúrate de que el sistema cumple requisitos técnicos de seguridad.
Si se trata de un gasto deducible, no podrás justificarlo y Hacienda podría rechazarlo. En caso de pérdida, lo recomendable es solicitar un duplicado al proveedor.
Sí. Tanto autónomos como pymes están sujetos a las mismas reglas de conservación de facturas, aunque en sociedades suele haber más volumen documental y más riesgo en caso de inspección.
Sí, siempre que se hayan incluido como gasto deducible en la contabilidad o en la declaración de impuestos. La cuantía no exime de la obligación de conservarlos.
La clave está en no confiarse. Aunque muchas facturas “caducan” a los 4 o 5 años, conviene tener un sistema de archivo ordenado que permita localizarlas de forma rápida. Y, sobre todo, contar con asesoramiento profesional para saber qué documentación conservar y cómo hacerlo correctamente.
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