Deducir los gastos de un vehículo, que no sea susceptible de uso exclusivo, como los turismos, motocicletas…, en tu empresa es posible, pero solo si se cumplen ciertas condiciones muy concretas.
Hacienda considera que los coches suelen tener un uso mixto —profesional y personal—, por lo que exige acreditar claramente el vínculo con la actividad económica.
Estas son las principales condiciones que debes cumplir para poder deducir los gastos, y la inversión, de tu vehículo turismo con más seguridad:
El vehículo debe estar afecto exclusivamente a la actividad
El requisito fundamental es que el coche se utilice únicamente para el desarrollo de la actividad profesional o empresarial, y nunca para fines personales.
Para demostrarlo, es recomendable cumplir con los siguientes criterios:
Vehículo rotulado con el nombre o logotipo de la empresa. Refuerza la idea de que se usa para fines profesionales.
Disponibilidad de otro vehículo para uso personal. Deberías tener otros turismos para uso particular, que estén a tu nombre.
Registro de kilómetros y rutas laborales (fecha, origen, destino, motivo, km). Que el registro cuadre con el cuenta kilómetros del coche.
Ubicación de los lugares de desplazamiento que tengan sentido por donde están los clientes, proveedores, instalaciones, trabajos, obras, etc.)
Agenda o justificantes de visitas y entregas: Facturas de comidas u hospedaje, correos relacionados con los que visitamos, partes de trabajo, agenda de citas… que coincidan con los trayectos registrados.
Cuando el vehículo lo utiliza un empleado o directivo:
Declaraciones juradas de los usuarios de los vehículos, ratificando su uso exclusivo para el trabajo.
Aparezcan como conductores habituales en la póliza del seguro.
Contrato laboral en el que conste que se prohíbe el uso personal.
Parking o garaje en el centro de trabajo (no en el domicilio). Tener fotos que demuestren que el vehículo se guarda donde se desarrolla la actividad.
Evitar gastos en fines de semana o vacaciones si no pueden justificarse. Es habitual que Hacienda los cuestione.
Debe existir una vinculación directa entre el gasto y la actividad
Cada gasto debe tener una relación directa con la obtención de ingresos o con el desarrollo del negocio.
En otras palabras, el vehículo tiene que ser una herramienta de trabajo necesaria.
Ejemplos:
Comerciales o técnicos que visitan clientes.
Profesionales que se desplazan para prestar servicios.
Empresas con vehículos de reparto o asistencia técnica.
El gasto debe estar justificado con factura (no ticket)
Solo se admiten facturas completas, y es recomendable que en ellas conste la matrícula del vehículo, para relacionar el gasto con el bien afecto.
Las facturas deben incluir:
Nombre y NIF del emisor y del receptor.
Descripción del servicio (ej. “Reparación vehículo matrícula XXXX”).
Base imponible, IVA y total.
Los tickets o justificantes simplificados no son válidos para deducir gastos ni IVA.
Registra el gasto en contabilidad o en el libro de gastos e ingresos.
Paga siempre desde cuentas del negocio.
No mezcles gastos personales y profesionales.
Guarda facturas, justificantes y documentación del vehículo afecto.
Ya has visto que deducir los gastos del vehículo de empresa es posible, pero no automático: depende de demostrar con claridad que el coche es realmente una herramienta de trabajo. Cuanta más documentación, coherencia y trazabilidad tengas, menos problemas tendrás con Hacienda.
En SANCHIS asesores revisamos tu caso, te ayudamos a justificar correctamente los gastos y nos aseguramos de que declares el vehículo con total seguridad ante Hacienda. Si tienes dudas, estamos aquí para ayudarte.
